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Sistema CRM — Para Que Serve E Como Usar O Seu Ao Máximo

Por Rafaela Thimoteo

Conheça as funcionalidades e os benefícios de um Sistema CRM de vendas para a sua empresa e amplie suas possibilidades!

Rafaela Thimoteo

Você já ouviu falar no Sistema CRM? Sabe para que serve e como ele pode impactar nas vendas de sua empresa? Conhecer as funcionalidades e os benefícios dele podem ampliar as suas possibilidades de negócios!

Neste artigo, vamos te mostrar as principais funcionalidades desse tipo de software, para que você não tenha mais dúvidas sobre como ele funciona e a sua importância! Veja a seguir:

  • o que é um sistema CRM?;
  • como funciona um sistema de CRM?;
  • como usar o CRM para gerar mais vendas;
  • quais são os principais benefícios de usar CRM.

O que é um sistema CRM?

A sigla refere-se a Customer Relationship Management (em português: Gestão de Relacionamento com o Cliente). Esse sistema de vendas serve para registrar e organizar os contatos que possíveis clientes têm com o time comercial das empresas.

Dessa forma, o sistema CRM é responsável por guardar um histórico completo desse lead, gerando maior entendimento da equipe comercial sobre como elaborar abordagens mais assertivas.

Essa ferramenta de gestão do relacionamento com clientes permite acompanhar todo o funil de vendas, desde o primeiro contato até o fechamento, facilitando o mapeamento de quais estratégias funcionam ou não.

Como funciona o CRM?

Está se perguntando como funciona o CRM e como ele faz tudo isso?

Esse sistema é baseado, principalmente, na personalização das informações. Ou seja, cada empresa tem o seu segmento e metas de vendas, portanto, o software pode ser otimizado para a demanda da organização.

Na prática, isso significa que o sistema vai reunir as informações dos prospects que chegam para a sua empresa de acordo com o que a sua equipe definir como prioridade, como:

  • dados para contato;
  • interesses;
  • lead scoring (histórico de interações com a sua empresa, se é um lead A,B,C ou D);
  • entre outros.

Sendo assim, o sistema CRM funciona de maneira automatizada, reunindo essas informações de cada cliente e o comportamento deles em todo o funil de vendas.

Para saber mais sobre o tema, assista o vídeo abaixo sobre como fazer a gestão da área de vendas de maneira inteligente e utilizando o CRM:

Como usar o CRM para gerar mais vendas?

Ter um sistema CRM na sua empresa faz toda a diferença. Portanto, certifique-se de que está usando um software que atenda às demandas do seu negócio. Um bom exemplo é o CRM RD Station, que une o sistema de vendas a estratégias de Inbound Marketing. Porém, esse não é o único, existem outras opções no mercado, como o Pipedrive e o Salesforce.

Veja a seguir algumas dicas de como usar o CRM.

1. Faça integração com software de automação

Utilize as ferramentas de marketing digital integradas com e-mail, calendário e softwares de automação de marketing, pois tudo isso otimiza o tempo do vendedor da sua equipe, para que ele tenha todas as informações disponíveis e mais resultados – que são as vendas constantes e rápidas.

2. Elabore um “manual” de como fechar vendas

Outra funcionalidade importante do sistema CRM é que a sua empresa pode criar um passo a passo efetivo de como fechar mais vendas, montando esse processo a partir de dados da ferramenta. Assim, a venda acaba sendo mais personalizada para cada cliente, pois os vendedores encontram as melhores oportunidades na hora certa.

3. Identifique gargalos e encontre soluções

Até quando os resultados são negativos o software te ajuda, por exemplo, ao identificar os motivos que levaram um lead a não converter. Essa etapa de análise de perda do lead é essencial para saber como corrigir o erro e depois vender mais.

Veja algumas das informações que o sistema pode oferecer que vão ajudar a repensar a oferta e o método de venda:

  • os pontos fracos do seu produto ou serviço;
  • erros no script de vendas da equipe;
  • características em que a concorrência está melhor;
  • entre outras.

Nos sistemas de CRM, as empresas podem definir ações segmentadas especificamente para esses leads que foram perdidos. Para isso, analise profundamente com a equipe quais foram as falhas e acertos a fim de desenvolver estratégias que tragam mais resultados.

4. Crie formulários de captação de leads ideais

É imprescindível usar o sistema CRM como forma de captar leads qualificados. Com o conjunto de informações que ele fornece sobre o lead, a empresa é capaz de identificar quais são as características de pessoas que fecham ou não negócio. Inclusive, isso deve ser utilizado em formulários de aquisição de possíveis clientes para torná-los em compradores.

Um formulário de pedido de orçamento, por exemplo, precisa conter as perguntas certas para identificar o cliente ideal do seu negócio. Geralmente, os itens essenciais são nome, e-mail e telefone — sem esses dados, fica impossível o seu time comercial entrar em contato com o lead.

Porém, outros dados podem fazer diferença na hora de captar essa oportunidade. Entre eles:

  • cargo da pessoa: quem está preenchendo o formulário é um tomador de decisão? É alguém dentro da empresa que realmente pode influenciar a venda?;
  • quantidade de funcionários: dependendo do tamanho da organização, isso pode impactar na taxa de fechamento de contratos;
  • receita anual: é importante ter uma noção do quanto a empresa fatura para saber se ela vai poder custear os serviços e a qual meta quer bater;
  • segmento da empresa: para negócios que são especializados em determinados setores, é válido ter essa informação;
  • entre outros.

Esses exemplos são mais válidos quando você é um negócio B2B, ou seja, uma empresa que vende para outras empresas. Porém, se você vende para o consumidor final, o formulário deve ser adaptado para tal.

Quais os principais benefícios de um CRM

Agora que deu para entender como funciona o CRM de uma forma eficiente e que gere mais vendas, veja alguns dos diversos benefícios de usar um sistema CRM:

Centralização de informações

O sistema CRM oferece uma perspectiva macro do alcance das vendas. Dessa forma, a centralização de informações facilita para que todos os colaboradores (principalmente a equipe comercial), tenham acesso aos dados a qualquer momento.

Essa praticidade ajuda na tomada de decisões mais efetivas e rápidas, possibilitando a coordenação de equipes de marketing e, ao mesmo tempo, as ações do time de vendas, pois é possível saber como estão os esforços de cada área, identificando gargalos e encontrando soluções.

Indicadores de desempenho

A sua empresa consegue acompanhar de forma fácil e centralizada como está a situação?

O CRM é essencial para fazer análises detalhadas de indicadores de desempenho, de forma realista e precisa. Essas informações são específicas e podem, por exemplo, quantificar os leads que cada vendedor conseguiu converter em clientes.

Os recursos desse software permitem que o time saiba qual o melhor canal de atendimento para cada cliente, o histórico e relatórios.

Mais vendas e melhor ticket médio

O aumento da produtividade e melhores estratégias de venda também estão entre os benefícios. Consequentemente, isso vai gerar mais resultados para o seu negócio, aumentando também o seu ticket médio.

Além disso, a ferramenta é útil para a constância de resultados, não só na primeira venda. Ou seja, pode ajudar na fidelização dos clientes. Aliado às estratégias de Inbound Marketing gera resultados mais frequentes, atraindo mais clientes.

Dados e comportamento do consumidor

O marketing digital lida com uma infinidade de dados, por isso é tão importante ter um sistema que torne a compreensão deles mais fácil e útil. Com ele, é possível ter uma espécie de banco de dados com informações que decifram o comportamento digital e a jornada do consumidor..

Conforme o armazenamento de dados cresce, a empresa se torna mais confortável, no quesito de tomada de decisões, pois consegue prever como os clientes podem agir. O sistema CRM é, portanto, essencial para definir melhores estratégias de marketing, de vendas, atendimento, etc.

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