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Ferramentas Para Organizar Tarefas e Ser Mais Produtivo

Por Felipe Rosa

Entenda o que é a gestão do tempo e como a utilização de ferramentas para organizar suas tarefas pode tornar seu dia a dia mais produtivo!

Felipe Rosa

Dentro do universo do marketing digital, é muito importante mensurar o tempo que você gasta para cada ação realizada. Mais do que isso, ter suas tarefas organizadas e fazer uma boa gestão do tempo é algo fundamental para cumprir prazos e economizar recursos e dinheiro.

Por isso, é importante entender como funciona a gestão do tempo e quais ferramentas você pode utilizar para manter suas tarefas organizadas. Confira nesse artigo:

  • a organização do trabalho e a gestão do tempo;
  • qual a importância de gerenciar o tempo das suas tarefas;
  • principais ferramentas de gestão do tempo;
  • dicas para melhorar sua gestão de tempo.

Organização do Trabalho e Gestão do Tempo

A gestão do tempo é um conjunto de atividades e técnicas utilizadas para otimizar e a execução de tarefas, aumentando a produtividade e mantendo a eficiência das ações.

A aplicação dessas técnicas no dia a dia visa a adoção de ferramentas e estratégias que auxiliam no cumprimento das atividades dentro dos prazos estabelecidos para os projetos, de forma que os colaboradores possam organizar suas atividades no trabalho com maior agilidade.

Qual a importância de gerenciar o tempo das tarefas

Apesar de estar fortemente relacionada à rotina de trabalho, gerenciar o tempo das suas tarefas pode trazer diversos benefícios em âmbitos pessoais e sociais. Afinal, ao administrar melhor o tempo, é possível delimitar melhor a divisão de tarefas para que a rotina de trabalho não tenha impactos negativos na vida pessoal.

Além disso, é possível aumentar o rendimento e a produtividade no trabalho quando as atividades estão previamente organizadas. Dessa forma, toda a concentração das atividades podem ser alocadas no momento correto, elevando a sensação de bem-estar.

Os benefícios também podem ser refletidos nos resultados da empresa. Quando há uma cultura organizacional de gerenciamento de tarefas e gestão do tempo, os colaboradores se sentem motivados a manter uma rotina de trabalho organizada.

Aqui na Agência Mestre, nós partilhamos dessa cultura. Nosso CEO, Fabio Ricotta, gravou um vídeo exclusivo com diversas dicas e sugestões de ferramentas que podem te ajudar a ser mais produtivo. Confira:

Principais ferramentas de gestão de tempo

A utilização de uma ferramenta para gestão de tempo pode parecer algo muito controlador ou regrado, mas o fato é que isso ajuda demais no fator produtividade. Ter controle sobre algo que precisa ser feito e administrar seu tempo é algo valioso para se entregar melhores resultados e obter altos níveis de excelência em seus trabalhos.

Atualmente, existe uma série de ferramentas de gestão de tempo e projetos, assim como aplicativos para organizar as tarefas. Um dos maiores erros de quem não utiliza uma ferramenta para manter suas tarefas organizadas é querer fazer tudo ao mesmo tempo, ou ainda, não saber o que precisa ser feito. Quem não tem esse controle, acaba ficando perdido ou desperdiça seu tempo com coisas que não precisam ser feitas.

A ideia de utilizar uma ferramenta é ter blocos definidos de atividades recorrentes, seja responder e-mails, fazer ligações, escrever artigos, otimizar campanhas de marketing, etc. Além disso, é necessário incluir as atividades novas também, que apesar de não serem corriqueiras, precisam ser mensuradas. Isso permitirá que você mantenha seu foco em algo que já está programado para ser feito.

As principais ferramentas de gestão de tempo atuais são:

Trello

Hoje, quando o assunto é organização de tarefas, um dos softwares mais conhecidos do mercado é o Trello, o qual possui uma interface muito simples e intuitiva e que ajuda você a dividir as atividades em blocos.

O interessante dessa ferramenta de gestão do tempo, é que ela é uma ferramenta bem visual, ou seja, você consegue identificar facilmente quais são as atividades que precisam ser realizadas, as que estão em andamento e as que já foram concluídas!

Além de utilizar a interface WEB do Trello no seu computador, suas tarefas ficam sincronizadas e também podem ser visualizadas no tablet ou no smartphone. Para isso, basta fazer o download do app na App Store ou no Google Play!

Runrun.it

A Runrun.it é a ferramenta de gestão de tempo que atualmente utilizamos na Agência Mestre para gerenciar e organizar as tarefas. Ela possui alguns recursos que não encontramos no Trello, tais como a contagem de tempo para realizar uma tarefa (com botão de play e pause) e também dependências e interdependências entre tarefas.

Ou seja, é possível mensurar corretamente o tempo gasto em cada tarefa e identificar o que é necessário que aconteça para que uma tarefa possa ser iniciada ou entregue.

Por ser uma ferramenta mais robusta e com recursos mais avançados, a Runrun.it é um gerenciador de tarefas e projetos voltada para empresas e corporações que possuem mais colaboradores. Se você é um profissional liberal, um freelancer ou possui uma agência de pequeno porte, pode utilizar o Trello, tranquilamente.

Asana

Outra ferramenta similar a Runrun.it é a Asana, a qual possui recursos bem interessantes para que você gerencie facilmente a sua equipe de trabalho. O aspecto visual da ferramenta é um dos pontos fortes, o que permite que você entenda facilmente o fluxo de atividades em sua empresa. Por ser uma ferramenta de gestão do tempo mais completa, também é indicada para empresas.

Todoist

Uma ferramenta de gestão do tempo bem simples e prática, e que podemos dizer que é intermediária entre o Trello e a Runrun.it, é a ferramenta Todoist. Ela possui um design clean, sem distrações e também oferece bons recursos para se trabalhar em equipe.

A Todoist permite que você trabalhe com tarefas, subtarefas, projetos e subprojetos e também conta com notificações, gráficos de produtividade e tudo aquilo que uma boa ferramenta precisa ter!

Pipefy

Outra ferramenta de gestão do tempo que você pode testar é a Pipefy, a qual também tem sua organização pautada em cards, seguindo o mesmo estilo do Trello.

É uma ferramenta que vem ganhando espaço e notoriedade no mercado de marketing digital e vale a pena ser testada, pois criar uma conta por lá é grátis!

Wunderlist

Esta é uma ferramenta de gestão de projetos que funciona no formato de agenda virtual e pode ser utilizada tanto para projetos pessoais como profissionais. Ela permite um sistema organizacional em pastas e disponibiliza lembretes e observações sobre as tarefas, avisando quando estiver chegando o prazo.

Hubstaff

Assim como a Runrun.it, a Hubstaff é uma ferramenta de gestão do tempo que possui a funcionalidade de controle das horas investidas em cada tarefa, possui relatórios de produtividade, monitoramento GPS e outras funções diferenciadas.

É uma ótima ferramenta para otimizar o tempo de equipes de trabalho, principalmente em empresas de médio e grande porte. No entanto, as funções disponíveis variam de acordo com o plano contratado.

RescueTime

O RescueTime é uma ferramenta de gestão do tempo muito semelhante ao Hubstaff, com o diferencial de oferecer um relatório sobre a quantidade de horas utilizadas no trabalho e procrastinando. Além disso, o monitoramento pode ser feito de forma integrada, mostrando aos colaboradores formas de utilizar melhor seu tempo.

Be Focused

O Be Focused é uma ferramenta de gestão de tempo que utiliza a famosa técnica Pomodoro, cujo objetivo é manter o foco por um período determinado de tempo e seguir com pequenas pausas entre cada período de foco (geralmente 20 minutos de foco e cinco de pausa).

O aplicativo também permite a criação de tarefas individuais que devem ser realizadas nos blocos de foco, acompanhando seu progresso ao longo do dia e mostrando relatórios de foco semanais e mensais.

Apesar das diversas sugestões, não existe uma única ferramenta de gestão do tempo que seja ideal para todos. Você precisa implantar aquela que funciona melhor para o seu caso e para o cenário da sua empresa.

Por isso, teste as opções listadas nesse artigo e escolha a que melhor atende às suas necessidades. Mais importante da ferramenta, é o controle que você faz, mesmo que esse seja feito através de uma planilha do Google Docs.

Quando você utiliza uma ferramenta, você consegue estimar o tempo médio das tarefas que são realizadas por você ou por seus colaboradores. Crie também o hábito de compartilhar sua agenda com as pessoas que você precisa falar ao longo da semana. Dessa forma, todos estarão cientes de que aquele tempo já estará destinado para esse propósito.

Dicas para melhorar sua gestão do tempo

É importante ressaltar que apenas a adoção de uma ferramenta de gestão do tempo não é o suficiente para otimizar sua rotina de trabalho. Para ter uma boa gestão das atividades, é preciso ter disciplina. Veja como você pode começar a organizar sua rotina de trabalho com algumas dicas simples:

Planejamento

Planejar é o primeiro passo para quase todas as ações, seja na sua vida pessoal ou profissional. Sem um planejamento prévio, pode correr o risco de que a sua equipe tente abraçar mais tarefas do que o necessário.

Por isso, comece reunindo todas as atividades que precisam ser realizadas, seja para um projeto ou para todo o setor da empresa, e coloque essas informações de forma que seja possível classificá-las para determinar aquelas que são mais relevantes.

Defina Metas

As metas são importantes não apenas para acompanhar o andamento do projeto, como também ajudam na motivação da equipe, na concentração e no foco dos colaboradores para o atingimento dos objetivos gerais da organização.

Para definir suas metas, tenha em mente o conceito de Metas SMART, que é um acrônimo para “Específico” (Specific), “Mensurável” (Measurable), “Atingível” (Attainable), “Relevante” (Relevant) e “Temporal” (Time based).

Tenha prazos

Definir prazos é importante para ter mais clareza sobre o tempo disponível para a realização das tarefas, tendo em vista o tempo estimado de entrega das atividades. Além disso, conhecer os prazos ajuda a prever o tempo estimado para a resolução de possíveis imprevistos.

Agende as atividades

Aqui é onde o uso de ferramentas de gestão de tempo pode ser aproveitado. Ao agendar previamente as tarefas, é possível ter um lembrete visual frequente do tempo de entrega e do prazo estipulado.

Priorize e delegue tarefas

Tenha em mente que nem todas as atividades precisam ser feitas naquele momento e, principalmente, nem todas as tarefas devem ser realizadas somente por uma pessoa (a menos que sejam projetos pessoais).

No caso de projetos em que há mais de uma pessoa para compor a equipe, você deve saber quais são as atividades mais importantes e que devem ser priorizadas no início do projeto, além de conhecer as capacidades e habilidades de cada pessoa envolvida para delegar as tarefas de acordo com o que cada um faz de melhor.

Organize pausas

Evite assumir várias tarefas ao mesmo tempo ou de forma contínua, sem se preocupar com um momento de descanso entre uma atividade e outra. Organize seu período de trabalho considerando alguns períodos de cinco ou dez minutos para que a sua mente compreenda que a tarefa anterior acabou e, em seguida, vai iniciar uma atividade nova.

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