Semana passada lançamos um vídeo com o tema organizando o seu tempo, onde damos dicas de organização para que você não tenha um dia caótico. Se você perdeu, clique aqui. E hoje, como prometido, voltamos com a segunda parte do vídeo, onde falamos sobre como estabelecer e gerir suas prioridades.
Importante x Urgente
Antes de estabelecer as suas prioridades, é necessário entender o que é urgente ou importante e até mesmo o que é urgente, porém, não importante. Para facilitar, disponibilizamos esse quadro abaixo para você entender onde deve encaixar cada tarefa.
Quadro A
Aqui ficam as tarefas que são muito urgentes e muito importantes, como uma crise, um projeto com data marcada que não foi planejado a tempo, um problema muito sério com seu cliente. Esses tipos de tarefas precisam ser resolvidas no primeiro minuto que acontecem, caso contrário, poderá resultar em grandes problemas para você.
Quadro B
Essas são tarefas muito importantes, porém, pouco urgentes. Aqui, se encaixam coisas que precisam ser feitas, mas que têm um prazo bom para serem cumpridas. Por exemplo, fazer o planejamento de uma tarefa, construir relações profissionais com pessoas de seu meio, se organizar para realizar alguma atividade. Quando essas tarefas não são realizadas no tempo adequado, acabam se tornando urgentes e, consequentemente, trazendo grandes problemas para você e sua empresa.
Quadro C
Aqui ficam as tarefas pouco importantes e muito urgentes, como por exemplo, o seu comparecimento em algumas reuniões de última hora, telefonemas, ter que ir ao correio. Geralmente, essas questões têm mais a ver com a urgência de outras pessoas do que com você, diretamente. Esse tipo de situação tem que ser evitada, pois pode acabar tomando um tempo seu que poderia ser usado para a execução de tarefas importantes.
Quadro D
Essas são atividades triviais com pouca urgência ou importância, tais como entrar em redes sociais, navegar pela internet, bater papo com o colega durante o trabalho e etc. Esse tipo de “tarefa” acaba te tirando do seu foco e fazendo assim com que você perca tempo com coisas que não serão úteis naquele momento específico.
A partir do momento que você reconhece suas prioridades e sabe como geri-las, mais facilidade terá em organizar o seu tempo e conseguir realizar tudo o que precisa sem estresse e nem ter nada pendente.
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